KURUM: Datassist Bilgi Teknolojileri A.Ş.
PROJE URL: https://youtu.be/q82sEStUrh0
DÜZEY: Özel Sektör Firmaları
ALAN: Otonom Sistemler
PROJE ÖZETİ: DATASSİST Bordro Servisi kuruluş gününden (1999) bugüne kadar hizmetini öz kaynaklarıyla geliştirmiş olduğu DAKİKA Personel Yönetim Platformu üzerinden sunmaktadır. DAKİKA’yı müşteri ihtiyaçlarına göre sürekli olarak geliştirmektedir. Ürün yelpazesinin genişletilmesi, otomatizasyon, hata önleyici uygulamalar, robotik çözümler sürekli olarak geliştirilmektedir. DATASSİST’in bordrolamada belirlediği standart kabul edilmiştir ve sektörde bilirkişi olarak tanınmıştır. Türkiye de Bordrolama hizmetini vermek için yazılım geliştiren ilk firmadır.
Sektörün öncüsü ve lideri olmamızın yanı sıra, etkileyici metrikler alttaki gibidir:
– 1.000+ müşteri
– 50.000+ kullanıcı
– 150+ ekip üyesi
– Yılda 1.000.000+ bordro hesaplaması
Projenin Stratejik Önemi
DATASSİST bordrolama hizmetini sunarken döngüdeki tüm paydaşlarının menfaatini korumayı amaçlar, bunlar:
– Devlet (kamu yasal kesintilerin ödeme tutarlarını belirlerken – işçi ve işveren SGK/işsizlik primleri, Gelir Vergi, Damga Vergisi)
– İşveren, (kamu yasal kesintilerinin Devlet’e ödemeleri gerçekleştiren)
– Çalışan (İşverenin sağladığı menfaatler ve kesintiler neticesinde kendisine ödenen Net ücretin alıcısı – hizmet süresi boyunca SGK prim günlerinin doğru hesaplanmasını bekleyen)
Hata olması durumundan tüm paydaşlar etkilenir.
DATASSİST bordro hesaplamaları müşterileri adına üstlenmekle, hata riskini ve iş yükünü üzerine almaktadır. Yasal düzenlemelerle şekillenen Bordrolama, hatalı yapılması durumunda cezai uygulamalara maruz kalınmaktadır. Mevzuatlarla regüle edilen bu faaliyet alanında hata riskini azaltmak kritik önceliktedir.
Mevcut durumda, DAKİKA yazılımımıza gerekli olan verilerin girişi yapılmasının ardından, oluşan çıktıların değerlendirilmesinde çok özenli ve zaman alan bir kontrol süreci işletilmektedir (bordro denetimi). Bu kontrol süreci tamamen kullanıcı (burada Müşteri veya Temsilcisi (MT)) inisiyatifine dayalıdır ve üç şekilde yapılmaktadır:
– Rastgele bordro seçimi: Seçilen bordro ve kalemlerde yapılmaktadır (yaklaşık işlemlerin %10’u detaylı bir şekilde kontrol edilmektedir). Hata ıskalama riski mevcuttur.
– Bordro kıyaslama: Bordroların manuel olarak önceki dönemlerle kıyaslama yapılması (her ay, her Müşteri için). Hatasız Bordroların kontrolü sağlanmasıyla işgücü israfı mevcuttur.
– Rapor karşılaştırma: DAKİKA’dan farklı raporların çekilmesi ve manuel karşılaştırılması (her ay, her Müşteri için). Hatasız Bordroların kontrolü sağlanmasıyla işgücü israfı mevcuttur.
Hata ile karşılaşılması durumunda, mümkün olduğunda yazılım geliştirilir (öngörülebilir giriş hataları) veya ilgili veri sistemde manuel olarak düzeltilir (öngörülemeyen giriş hataları) ve bordro hesaplaması yeniden yapılır. Yeniden yapılan işlemleri iş tekrarı olarak nitelendirilmektedir. Yapılan ölçümlere göre Müşterilerin %34’ünde iş tekrarı yaşanmaktadır.
DATASSİST, rakiplerinden farklılaşmak için stratejik tercih olarak özelleştirmeye öncelik tanımaktadır. Hizmet sunulurken Müşteri alışkanlıklarının korunması hedeflenmiştir. Özelleştirme, kontrol fonksiyonunu zorlaştırmaktadır.
Geliştirilmiş olan ürün ile iki aşamalı otomatik kontrol uygulamaları tasarlanmıştır:
– “Geleneksel Test” uygulaması: hata önleyici, kontrol kuralına bağlanabilecek öngörülebilen giriş hataların tespitini amaçlamaktadır.
– “Anomali Tespiti” uygulaması: hata önleyici, olgu ile gerçekleşen ve kontrol kuralına bağlanamayan öngörülmesi zor giriş hataların tespitini amaçlamaktadır.
Hata kabul etmeyen bordrolama hizmetimizde proje sayesinde hatasızlığı ve kontrol sürecinin iş yükünü azaltmayı hedeflenmektedir. Hiyerarşik Kümeleme ve Destek Vektör Makinesi temeline dayandırılacak irdeleme yöntemi sayesinde, bugün kişiye bağlı olarak yürütülen kontrol sürecinin, ‘Öğrenen Makine’ niteliğini taşıyacak olan bu yeni ürün sayesinde otomatik olarak tüm bordrolar için yapılması sağlanmıştır. Iskalama ve işgücü israfının önüne geçilmiştir.